SOP SETTING EMAIL MELALUI OUTLOOK DI KANTOR (tugas2.3 ATSI)

Di bawah ini adalah panduan cara setting email di Outlook yang sudah disesuaikan untuk keperluan setting email dengan menggunakan domain sendiri (email custom domain) dan panel hosting cPanel.

Tapi saya rasa cara ini juga bisa digunakan untuk email lain seperti Gmail dan Hotmail. Kalau Yahoo saya belum pernah coba.

Dalam tutorial kali ini, saya menggunakan aplikasi Microsoft Outlook 2010, untuk versi yang lain saya rasa langkah-langkahnya secara prinsip hampir sama.

Baiklah, mari kita lanjutkan langkah-langkah cara setting email di Outlook ini
 

1. Jalankan Outlook. 
2. Pada menu File, klik Info, dan kemudian klik Account Settings. 
3. Pada tab Email, klik New, pilih Email Account, dan kemudian klik Next. 
4. Klik untuk memilih kotak centang Manually configure server settings or additional server types, dan kemudian klik Next. 
5. Klik Internet E-Mail, dan lalu klik Next. 
6. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Add New E-mail Account. 
7. Konfigurasi akun email baru. Untuk lebih amannya, saya menggunakan konfigurasi secara manual.

Penjelasan Cara Konfigurasi Email Outlook Manual

1.        

• Dalam kotak User Information, ketika nama dan email Anda.

• Dalam kotak Account Type di bawah Server Information, klik untuk memilih jenis akun email yang Anda miliki. Saya memilih POP3, supaya email yang masuk nanti juga bisa tersimpan di komputer, sehingga ketika nanti space hosting penuh, bisa langsung dihapus, dan kita tetap memiliki backup nya. 

• Dalam kotak Incoming mail server, ketik nama server. Ini adalah server yang menyimpan pesan email Anda sebelum Anda mengunduhnya ke komputer. Ketik nama server dalam huruf kecil. Nama ini biasanya dalam bentuk seperti “mail.domainanda.com.” Atau, bisa dalam bentuk sebuah alamat IP seperti 167.205.22.123. Untuk tahapan ini, sesuaikan dengan domain dan IP hosting Anda. Berhubung saya menggunakan domain webhostmu.com, maka saya tulis dalam bentuk “mail.webhostmu.com“. 

• Dalam kotak Outgoing mail server (SMTP), ketik nama server untuk email ke luar. Ketik nama server dalam huruf kecil. Nama ini mungkin dalam bentuk seperti “mail.domainanda.com.” Atau, nama ini mungkin berupa sebuah alamat IP 167.205.22.123. Sama seperti kolom di atas, berhubung saya menggunakan domain webhostmu.com, maka saya tulis juga dalam bentuk “mail.webhostmu.com“. 

• Di bawah Logon Information, ikuti langkah berikut: 

1. Pada kotak User Name, ketik nama pengguna Anda. Nama pengguna biasanya merupakan bagian dari alamat email yang di sebelah kiri dari tanda (@). Dalam hal ini saya mengisinya lengkap dengan nama email saya, supaya memudahkan saya ketika hendak mengenali folder penyimpanan akun email ini. Maklum, saya punya domain banyak. Jadi kalau Anda ingin lebih singkat, bisa diisi langsung tanpa menyertakan alamat domain / email. 
2. Pada kotak Password, ketik kata sandi yang telah Anda buat. 
3. Jika Anda ingin Outlook mengingat kata sandi akun email, klik untuk memilih kotak centang Remember password. 

• Jika hosting / ISP Anda memerlukannya, klik untuk memilih kotak centang Require logon using Secure Password Authentication (SPA) untuk masuk / login menggunakan otentikasi sandi aman. 
• Klik Test Account Settings. Fitur ini akan memanggil kotak dialog yang menampilkan setiap tahap dari konfigurasi yang telah Anda masukkan langkah demi langkah. Ketika Anda mengklik Test Account Settings, proses berikut ini akan terjadi: 

1. Sambungan sistem ke Internet dikonfirmasi. 
2. Anda login ke server SMTP.
3. Anda login ke server POP3.
4. Ditentukan apakah harus login terlebih dahulu ke server POP3. Jika diperlukan, Outlook otomatis mengatur opsi Log on to incoming mail server before sending mail.
5. Sebuah pesan pengujian akan dikirim. Pesan ini menjelaskan setiap perubahan yang dibuat oleh Outlook sejak pengaturan awal.

• Untuk membuat perubahan tambahan akun email Anda, klik More Settings untuk membuka kotak dialog Internet E-mail Settings.
• Klik Next, dan kemudian klik Finish