SOP JARINGAN PC USER DAN SERVER DI KANTOR (tugas2.4 ATSI)

Kebijakan ini berlaku untuk karyawan dan seluruh staf perusahaan.Kebijakan ini meliputi semua peralatan kantor dan pribadi yang dipergunakan di lingkungan perusahaan. 

Peraturan Dept IT 
1. Untuk Data di Server, PC dan Laptop : 

• Semua Data perusahaan harus tersimpan di Server sesuai dengan Dept dan Nama masing-masing.
• Tidak menyimpan Data Pribadi di Komputer Server
• Tidak menyimpan Data yang tidak ada hubunganya dengan pekerjaan di Server, seperti MP3, Foto, dll. 

2. Untuk Internet, E_mail dan Jaringan : 

• Tidak browsing ke situs-situs yang berbau Pornografi dan Crack
• Tidak mendownload Software yang tidak ada hubunganya dengan pekerjaan dan menginstallnya ke dalam komputer 

3. Untuk Komputer dimasing-masing Dept : 

• Dilarang merubah isi Konfigurasi PC
• Dilarang merubah IP Adress di masing-masing PC
• Dilarang merubah nama Komputer
• Dilarang menginstall program ( software ), games atau mengupgrade 

4. program yang sudah terinstall di masing-masing computer, Lain-lain : 

• Untuk mencoba Software yang ada hubunganya dengan pekerjaan telah disediakan PC khusus yang ada di Kantor 

5. Penanganan Komplain dan Service  

• Dept IT hanya melayani komplain yang ada hubunganya Server, Internet, Email, Jaringan dan Komputer. ( Tidak termasuk YM, MSN, MP3, Video dll yang tidak ada hubunganya dengan pekerjaan )
• Setiap masalah dengan server, email, internet, komputer dilaporkan ke ext 308 atau E_mail : admin-GXcTff7tL0M@public.gmane.org 

Dept IT tidak bertanggung jawab terhadap

• Hilangnya, rusaknya Data pribadi dalam bentuk apapun yang tidak ada hubunganya dengan pekerjaan, yang di simpan di Komputer Server, Komputer yang ada di Client dan Laptop.

SOP SETTING EMAIL MELALUI OUTLOOK DI KANTOR (tugas2.3 ATSI)

Di bawah ini adalah panduan cara setting email di Outlook yang sudah disesuaikan untuk keperluan setting email dengan menggunakan domain sendiri (email custom domain) dan panel hosting cPanel.

Tapi saya rasa cara ini juga bisa digunakan untuk email lain seperti Gmail dan Hotmail. Kalau Yahoo saya belum pernah coba.

Dalam tutorial kali ini, saya menggunakan aplikasi Microsoft Outlook 2010, untuk versi yang lain saya rasa langkah-langkahnya secara prinsip hampir sama.

Baiklah, mari kita lanjutkan langkah-langkah cara setting email di Outlook ini
 

1. Jalankan Outlook. 
2. Pada menu File, klik Info, dan kemudian klik Account Settings. 
3. Pada tab Email, klik New, pilih Email Account, dan kemudian klik Next. 
4. Klik untuk memilih kotak centang Manually configure server settings or additional server types, dan kemudian klik Next. 
5. Klik Internet E-Mail, dan lalu klik Next. 
6. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Add New E-mail Account. 
7. Konfigurasi akun email baru. Untuk lebih amannya, saya menggunakan konfigurasi secara manual.

Penjelasan Cara Konfigurasi Email Outlook Manual

1.        

• Dalam kotak User Information, ketika nama dan email Anda.

• Dalam kotak Account Type di bawah Server Information, klik untuk memilih jenis akun email yang Anda miliki. Saya memilih POP3, supaya email yang masuk nanti juga bisa tersimpan di komputer, sehingga ketika nanti space hosting penuh, bisa langsung dihapus, dan kita tetap memiliki backup nya. 

• Dalam kotak Incoming mail server, ketik nama server. Ini adalah server yang menyimpan pesan email Anda sebelum Anda mengunduhnya ke komputer. Ketik nama server dalam huruf kecil. Nama ini biasanya dalam bentuk seperti “mail.domainanda.com.” Atau, bisa dalam bentuk sebuah alamat IP seperti 167.205.22.123. Untuk tahapan ini, sesuaikan dengan domain dan IP hosting Anda. Berhubung saya menggunakan domain webhostmu.com, maka saya tulis dalam bentuk “mail.webhostmu.com“. 

• Dalam kotak Outgoing mail server (SMTP), ketik nama server untuk email ke luar. Ketik nama server dalam huruf kecil. Nama ini mungkin dalam bentuk seperti “mail.domainanda.com.” Atau, nama ini mungkin berupa sebuah alamat IP 167.205.22.123. Sama seperti kolom di atas, berhubung saya menggunakan domain webhostmu.com, maka saya tulis juga dalam bentuk “mail.webhostmu.com“. 

• Di bawah Logon Information, ikuti langkah berikut: 

1. Pada kotak User Name, ketik nama pengguna Anda. Nama pengguna biasanya merupakan bagian dari alamat email yang di sebelah kiri dari tanda (@). Dalam hal ini saya mengisinya lengkap dengan nama email saya, supaya memudahkan saya ketika hendak mengenali folder penyimpanan akun email ini. Maklum, saya punya domain banyak. Jadi kalau Anda ingin lebih singkat, bisa diisi langsung tanpa menyertakan alamat domain / email. 
2. Pada kotak Password, ketik kata sandi yang telah Anda buat. 
3. Jika Anda ingin Outlook mengingat kata sandi akun email, klik untuk memilih kotak centang Remember password. 

• Jika hosting / ISP Anda memerlukannya, klik untuk memilih kotak centang Require logon using Secure Password Authentication (SPA) untuk masuk / login menggunakan otentikasi sandi aman. 
• Klik Test Account Settings. Fitur ini akan memanggil kotak dialog yang menampilkan setiap tahap dari konfigurasi yang telah Anda masukkan langkah demi langkah. Ketika Anda mengklik Test Account Settings, proses berikut ini akan terjadi: 

1. Sambungan sistem ke Internet dikonfirmasi. 
2. Anda login ke server SMTP.
3. Anda login ke server POP3.
4. Ditentukan apakah harus login terlebih dahulu ke server POP3. Jika diperlukan, Outlook otomatis mengatur opsi Log on to incoming mail server before sending mail.
5. Sebuah pesan pengujian akan dikirim. Pesan ini menjelaskan setiap perubahan yang dibuat oleh Outlook sejak pengaturan awal.

• Untuk membuat perubahan tambahan akun email Anda, klik More Settings untuk membuka kotak dialog Internet E-mail Settings.
• Klik Next, dan kemudian klik Finish

SOP PERAWATAN PRINTER DI KANTOR (tugas2.2 ATSI)

Sebenarnya tidak ada yang istimewa dalam SOP perawatan printer atau cara merawat printer. Namun kalau hal itu kita lakukan dengan benar akan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan usia pakai printer kantor. Berikut ini saya share SOP perawatan printer atau cara merawat printer sesuai pengalaman pribadi saya, khususnya Inkjet printer yaitu yang menggunakan Tinta Cair : 

1. Gunakan printer secara berkala dan teratur. Jangan membiarkan printer “nganggur” dalam waktu yang cukup lama. Setiap hari atau dua hari sekali printer harus dipakai untuk mencetak paling tidak 2 – 3 lembar dan pastikan hasil cetakannya sempurna. Usahakan cetakan berimbang dalam hal warna… artinya jangan warna hitam saja tetapi  cetaklah tulisan/gambar yang mengandung unsur warna hitam, merah, kuning dan biru (warna-warni) sehingga diharapkan seluruh Head bekerja semua. Hal ini bertujuan menjaga agar tinta pada seluruh Print Head tidak mengering/menggumpal.
2. Jangan biarkan Cartridge/Ink Tank kosong dalam waktu cukup lama. Segera isi Cartridge apabila tinta mulai kosong/habis. 
3. Dalam melakukan isi ulang/refile khususnya saat melepas cartridge, jangan sampai menyentuh pin CMOS (ditandai dengan gambar telapak tangan yang di silang). Pin tersebut sangat sensitif (bisa rusak) akibat listrik statis yang berasal dari tubuh kita. 
4. Gunakan merk tinta yang sama saat isi ulang/refile. Kalaupun berbeda pastikan tinta pada cardtridge telah benar-benar kosong/habis. Hal ini untuk menghindari adanya reaksi penggumpalan tinta akibat merk  tinta berbeda yang dapat menyumbat lubang tinta pada Head. Ini yang biasanya sering dilupakan dalam tips perawatan printer. 
5. Saat mencetak  gunakan kertas yang bersih dan masih “layak” artinya tidak lusuh atau “lungset” karena kertas yang lusuh dapat menyebabkan macet/berhenti mencetak atau “mbulet” akibat kertas yang slip pada rol printer. Selain itu kertas yang berdebu dapat menyebabkan debu nempel ke  Head.
6. Bersihkan printer yang kotor menggunakan kuas atau lap dengan kain. Khusus bagian dalam gunakan kuas kecil untuk dapat mencapai sela-sela yang sulit. Saat melakukan pembersihan pastikan printer dalam keadaan OFF atau Mati total (kabel listrik tercabut). 
7. Gunakan penutup printer supaya terlindung dari debu. Anda dapat menutupnya rapat dengan kain sehingga masih ada pertukaran udara. Jangan menggunakan penutup (menutup rapat) dengan plastik karena udara lembab dapat mempercepat kerusakan printer. 
8. Kalau printer Anda sering digunakan (biasanya untuk kantor) jangan sering-sering mematikan printer pada setiap habis ngeprint… biarkan printer tetap menyala. Hal ini untuk meminimalisir Over Hit Counter pada Limit Counter BIOS. Semua printer memiliki batasan jumlah mencetak (rata-rata 2000 kali). Setiap kita menyalakan printer maka Counter akan bertambah (dianggap 1 kali mencetak). Bayangkan kalau selama jam kerja (misal 8 jam) kita mematikan dan menyalakan printer sampai 10 kali atau 20 kali….?!! maka hal tersebut akan mempercepat kita melakukan RESET Counter pada BIOS printer kita. 
9. Jangan terlalu sering mencetak gambar / tulisan yang dipertebal atau Fill dengan kepadatan yang tinggi karena akan memperberat kerja Head yang otomatis akan memperpendek usia Head. 
10. Khusus printer yang pakai Infus,… Letakkan Tangki Tinta Infus sejajar (agak rendah sedikit) dengan Catridge. Hal ini untuk menjaga agar tinta tidak mengalir secara langsung ke Catridge pada saat printer tidak digunakan.
11. Bersihkan/cuci Busa/Spon Penghisap tinta yang ada dibagian Dalam printer paling tidak 1 tahun sekali atau kalau dirasa daya hisapnya mulai melemah. Biasanya ditandai dengan tidak berjalannya Proses Cleaning Head atau ada luberan tinta dibagian dalam printer. Kalau hal tersebut dibiarkan bisa berbahaya bagi rangkaian elektronik/mekanik printer. Pada beberapa kasus dipakai trik yaitu dengan mengeluarkan slang yang masuk  penghisap dan ditampung pada wadah tersendiri. Khusus yang no.12 ini kalau Anda belum berpengalaman bisa minta bantuan Teknisi IT.

SOP USER MEMAKAI PC KANTOR (tugas2.1 ATSI)

1. Tekan tombol power ON untuk menyalakan CPU

2. Tekan tombol power ON untuk menghidupkan monitor

3. Tekan tombol CTRL + ALT + DEL pada saat tampil form ”Welcome to Windows” di layar monitor

4. Setelah form ”Log on to windows” tampil, maka :  
    Untuk login ke domain menggunakan user name pribadi 

• Isi kolom User name dengan User name Anda  
• Isi kolom Password dengan Password Anda 
• Pada kolom Log on to, pilih SI

    Untuk login ke domain menggunakan user name tamu

• Isi kolom User name dengan ”tamu”
• Isi kolom password dengan ”234”
• Pada kolom Log on to, pilih ”this computer” 

5. Klik tombol OK

6. Tunggu proses Login sampai komputer siap untuk digunakan

7. Untuk mengakhiri proses, tutup semua aplikasi yang telah digunakan
8. Selesai praktikum, komputer wajib di log off / di shutdown, caranya 
    Log Off :

• Klik tombol Start 
• Klik tombol Log Off
• Setelah form ”Log Off Windows” tampil, klik tombol log off
• Tunggu sampai form “ Welcome to Windows” ditampilkan

         Shutdown :  

• Klik tombol Start 
• Klik tombol shutdown 
• Setelah form “Shutdown Windows” tampil, pilih shutdown 
• Tekan OK

9. Tekan tombol power Off untuk mematikan monitor

Aplikasi Audit Sistem Informasi (Tugas ATSI-UG)

Audit dapat dikatakan juga sebagai kegiatan pemeriksaan yang dalam arti luas bermakna evaluasi terhadap suatu organisasi tindakan atau kegiatan, sistem, proses, atau produk. Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak artinya penilaian yang dilakukan harus berdasarkan nilai yang real nyata dan kuantitatif, untuk tipe pengaudit disebut juga auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima.

Tujuan Audit atau Evaluasi

Tujuan umum audit atau evaluasi adalah untuk menyatakan pendapat atas kewajaran laporan hasil dan tujuan tercapaiannya kegiatan, dalam semua hal yang material, sesuai dengan prinsip- prinsip evaluasi yang telah di tentukan.

Beberapa software sistem aplikasi audit dan evelauasi yang kami kembangkan:

1. Software aplikasi dan Sistem Evaluasi Kinerja Pegawai
2. Software aplikasi dan Sistem Evaluasi Kinerja Dosen
3. Software aplikasi dan Sistem Evaluasi Kinerja Guru
4. Software aplikasi dan Sistem Evaluasi Kinerja PNS
5. Software aplikasi dan Sistem Audit Keuangan (Desa, Sekolah, Kecamatan,Kabupaten, dan provinsi)
6. Software aplikasi dan Sistem Audit Anggaran Belanja
7. Software aplikasi dan Sistem  Evaluasi Pendapatan Perusahaan
8. Software aplikasi dan Sistem  Evaluasi Pemasaran
9. Software aplikasi dan Sistem  Evaluasi produksi
10. Software aplikasi dan Sistem Audit Investasi
11. Software aplikasi dan Sistem Evaluasi Proyek
12. Software aplikasi dan Sistem  Program pembangunan dan pemberdayaan
13. Software aplikasi dan Sistem Evaluasi Pembelajaran
14. dll

Di atas adalah contoh-contoh sistem audit untuk kebutuhan audit lainya Anda dapat menghubungi kami. Dan silahkan konsultasikan, kami akan kembangkan sistem audit sesuai dengan kebutuhan Anda. Hal penting dalam audit dan evaluasi yang lain adalah variabel dan hasil.

• Variabel Audit

ðMerupakan variabel atau kriteria yang digunakan untuk melakukan penilaian atau evaluasi. Variabel ini digunakan sebagai dasar penilaian dan aspek pembanding antara kriteria penilaian satu varabel dengan yang lainnya.

Contoh-contoh variabel audit

1.       Kualitas Sistem
2.       Kualitas informasi
3.       Kualitas layanan
4.       Manfaat
5.       Solutif

•      Hasil audit

=> Merupakan bagian yang menjadi aspek penting. Hasil audit diharapkan menghasilkan penilaian yang objektif, bukan berdasarkan aspek supjektif tentang suatu penilaian. Dengan Penilaian objektif, maka nilai lebih adil untuk penilaian audit. Dalam beberapa projek yang kami kembangkan, hasil audit dapat berupa perankingan nilai variabel audit, persentase pencapaian, dan penilaian akhir yang bersifat kualitatif dan didasarkan nilai kuantitatif.

Tujuan Audit Sistem Informasi (Tugas ATSI-UG)

Tujuan Audit Sistem Informasi dapat dikelompokkan ke dalam dua aspek utama dari ketatakelolaan IT, yaitu :

1. Conformance (Kesesuaian) – Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kesesuaian, yaitu :Confidentiality (Kerahasiaan), Integrity (Integritas), Availability (Ketersediaan) danCompliance (Kepatuhan).
2. Performance (Kinerja) – Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kinerja, yaitu :Effectiveness(Efektifitas), Efficiency (Efisiensi), Reliability (Kehandalan).

Tujuan audit sistem informasi menurut Ron Weber tujuan audit yaitu :

• Mengamankan asset
• Menjaga integritas data
• Menjaga efektivitas sistem
• Mencapai efisiensi sumberdaya.

Keempat tujuan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Mengamankan aset, aset (activa) yang berhubungan dengan instalasi sistem informasi mencakup: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), manusia (people), file data, dokumentasi sistem, dan peralatan pendukung lainnya.Sama halnya dengan aktiva – aktiva yang lain, maka aktiva ini juga perlu dilindungi dengan memasang pengendalian internal. Perangkat keras dapat rusak karena unsur kejahatan atau sebab-sebab lain. Perangkat lunak dan isi file data dapat dicuri. Peralatan pendukung dapat digunakan untuk tujuan yang tidak diotorisasi.
2. Menjaga integritas data, integritas data merupakan konsep dasar audit sistem informasi. Integritas data berarti data memiliki atribut: kelengkapan, baik dan dipercaya, kemurnian, dan ketelitian. Tanpa menjaga integritas data, organisasi tidak dapat memperlihatkan potret dirinya dengan benar atau kejadian yang ada tidak terungkap seperti apa adanya. Akibatnya, keputusan maupun langkah-langkah penting di organisasi salah sasaran karena tidak didukung dengan data yang benar. Meskipun demikian, perlu juga disadari bahwa menjaga integritas data tidak terlepas dari pengorbanan biaya. Oleh karena itu, upaya untuk menjaga integritas data, dengan konsekuensi akan ada biaya prosedur pengendalian yang dikeluarkan harus sepadan dengan manfaat yang diharapkan.
3. Menjaga efektivitas sistem, sistem informasi dikatakan efektif hanya jika sistem tersebut dapat mencapai tujuannya. Untuk menilai efektivitas sistem, perlu upaya untuk mengetahui kebutuhan pengguna sistem tersebut (user). Selanjutnya, untuk menilai apakah sistem menghasilkan laporan atau informasi yang bermanfaat bagi user (misalnya pengambil keputusan), auditor perlu mengetahui karakteristik user berikut proses pengambilan keputusannya. Biasanya audit efektivitas sistem dilakukan setelah suatu sistem berjalan beberapa waktu. Manajemen dapat meminta auditor untuk melakukan post audit guna menentukan sejauh mana sistem telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi ini akan memberikan masukan bagi pengambil keputusan apakah kinerja sistem layak dipertahankan; harus ditingkatkan atau perlu dimodifikasi; atau sistem sudah usang, sehingga harus ditinggalkan dan dicari penggantinya Audit efektivitas sistem dapat juga dilaksanakan pada tahap perencanaan sistem (system design). Hal ini dapat terjadi jika desainer sistem mengalami kesulitan untuk mengetahui kebutuhan user, karena user sulit mengungkapkan atau mendeskripsikan kebutuhannya. Jika sistem bersifat komplek dan besar biaya penerapannya, manajemen dapat mengambil sikap agar sistem dievaluasi terlebih dahulu oleh pihak yang independen untuk mengetahui apakah rancangan sistem sudah sesuai dengan kebutuhan user. Melihat kondisi seperti ini, auditor perlu mempertimbangkan untuk melakukan evaluasi sistem dengan berfokus pada kebutuhan dan kepentingan manajemen.
4. Mencapai efisiensi sumberdaya, suatu sistem sebagai fasilitas pemrosesan informasi dikatakan efisien jika ia menggunakan sumberdaya seminimal mungkin untuk menghasilkan output yang dibutuhkan. Pada kenyataannya, sistem informasi menggunakan berbagai sumberdaya, seperti mesin, dan segala perlengkapannya, perangkat lunak, sarana komunikasi dan tenaga kerja yang mengoperasikan sistem tersebut. Sumberdaya seperti ini biasanya sangat terbatas adanya. Oleh karena itu, beberapa kandidat sistem (system alternatif) harus berkompetisi untuk memberdayakan sumberdaya yang ada tersebut.

Adapun tujuan yang lain adalah :

1. Untuk memeriksa kecukupan dari pengendalian lingkungan, keamanan fisik, keamanan logikal serta keamanan operasi sistem informasi yang dirancang untuk melindungi piranti keras, piranti lunak dan data terhadap akses yang tidak sah, kecelakaan, perubahan yang tidak dikehendaki.
2. Untuk memastikan bahwa sistem informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan sehingga bisa membantu organisasi untuk mencapai tujuan strategis.

Pengertian Audit Sistem Informasi (Tugas ATSI-UG)

Audit sistem informasi adalah proses pengumpulan dan penilaian bukti – bukti untuk menentukan apakah sistem komputer dapat mengamankan aset, memelihara integritas data, dapat mendorong pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan menggunakan sumberdaya secara efisien